L’intégration : un véritable enjeu de fidélisation des collaborateurs.
L’intégration d’une recrue ne s’improvise pas et requiert engagement, accompagnement et écoute. L’objectif étant de donner toutes les chances de réussite à ses collaborateurs.
Prendre le temps d’accueillir le nouvel embauché et l’accompagner dans sa prise de fonction vont contribuer à le rendre plus rapidement opérationnel, productif et autonome.
C’est la raison pour laquelle certaines entreprises ont mis en œuvre de véritables politiques d’intégration de leurs nouvelles recrues.
Il faut compter en moyenne (selon l’INSEE*) trois personnes recrutées pour une embauche définitive. Certes, ces ruptures de contrat peuvent être à l’initiative de l’employeur comme du salarié. Néanmoins, ce constat fait prendre conscience de l’importance de soigner la période d’intégration. D’autant plus que le départ prématuré d’un collaborateur fait perdre à l’entreprise le temps et l’argent investis en recrutement et en formation.
Au-delà de l’efficacité professionnelle que garantit un parcours d’intégration réussi, cette période constitue une réelle opportunité pour les entreprises de cultiver chez leurs collaborateurs une implication, un engagement durable et une adhésion à leur culture et leurs valeurs. Une intégration structurée et planifiée peut ainsi avoir un impact positif non négligeable sur le développement de la confiance de ses collaborateurs.
Fidéliser ses collaborateurs est devenu un enjeu capital et la phase d’intégration s’inscrit dans cette logique. Elle doit donc nécessiter une réflexion en amont afin de définir au préalable les objectifs propres et les outils adaptés à chaque entreprise.
* Enquête INSEE « Emploi et flux de main-d’œuvre en France en 2007
Quelles sont les étapes clés d’une intégration réussie ?
1. Mobiliser les ressources
Première étape avant même l’arrivée du nouveau venu, il convient de mobiliser les ressources : ligne téléphonique, bureau, ordinateur, connexion Internet et les fournitures : cartes de visite, block notes… nécessaire à l’exercice de son activité. Cette anticipation logistique est importante puisqu’elle constitue, pour la nouvelle recrue, le signe tangible qu’elle est attendue. Rien ne vous empêche, par ailleurs, de lui adresser, quelques jours avant son arrivée, un message de bienvenue et un plan d’accès à votre entreprise.
2. Annoncer son arrivée
Bien intégrer un collaborateur, c’est aussi annoncer son arrivée en interne comme en externe. Un nouveau collaborateur sera, par exemple, sensible au fait qu’il figure déjà sur le site Internet ou Intranet de l’entreprise. Il est aussi important d’informer officiellement l’équipe de son arrivée en précisant le périmètre du poste et en soulignant les bénéfices et enjeux pour l’entreprise d’une telle embauche.
3. Consacrer du temps à l’accueil
La phase d’accueil constitue une étape clé du parcours d’intégration et doit être soignée.
On sait combien il est difficile de modifier une première impression et il est donc essentiel d’avoir une réelle politique d’accueil afin d’enclencher dès le départ un processus d’intégration positive et de motivation. Disponibilité et implication de la part du responsable hiérarchique et des managers RH sont cruciales. Cette phase d’accueil permet aussi de sensibiliser les nouveaux collaborateurs aux risques liés à l’activité de l’entreprise.
4. Revenir sur le périmètre du poste
Il est important de définir à nouveau le périmètre d’action du nouveau collaborateur : contenu du poste, missions, rôle dans l’entreprise. C’est aussi l’occasion de fixer les objectifs à différents horizons : six mois, un an.
5. Présenter le nouveau salarié à ses collaborateurs
Il s’agit de faciliter les échanges entre la recrue et le service, ses responsables hiérarchiques ou toutes les personnes avec qui elle travaillera, y compris si elles sont extérieures au service ou à l’entreprise (clients, fournisseurs, partenaires).
6. Mettre en œuvre un tutorat
On les appelle coach, parrains, mentor, tuteurs… Peu importe, pourvu qu’ils soient nommés de façon officielle. Leur rôle est alors de répondre aux questions d’ordre opérationnel ou fonctionnel et d’accompagner le collaborateur.
7. Des points réguliers pour jalonner le parcours
La phase de suivi, souvent négligée, est une étape très importante. Elle permet de faire un bilan régulier avec le salarié afin de valider l’appropriation des enjeux de la mission et de répondre à ses éventuelles interrogations. Beaucoup d’entreprises ne différencient pas encore la période d’essai de la période d’intégration. Or, la première est purement administrative et ne correspond pas au temps nécessaire à l’intégration du salarié à l’entreprise. Il faut en général plus de trois mois pour qu’un collaborateur s’approprie son nouveau poste ou se projette dans l’entreprise.
Quels sont les outils d’intégration à privilégier ?
Si certains outils tels que le livret d’accueil, la mise à disposition d’informations sur l’Intranet, la visite des sites et des locaux, la présentation aux équipes donnent aux collaborateurs des repères et une vision globale de l’organisation de l’entreprise, ils ne suffisent pas à générer chez lui un sentiment d’appartenance ou une forte implication.
Certaines entreprises choisissent ainsi de déployer un parcours d’intégration sur plusieurs mois comprenant :
- Une phase d’accueil et de découverte (séminaires ou weekend d’intégration, rencontres avec les représentants des autres entités de l’entreprise)
- Une phase d’accompagnement (contrat d’intégration, rapport d’étonnement, tutorat, parrainage, stages découverte, formation)
- Une phase de suivi (entretien, évaluation, contrat d’objectifs).
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